受託前ヒアリング 質問シート

クライアントのKintone環境で業務を引き取るための確認事項。説明会の場で埋める想定。答えが出なかった項目は、後日の宿題として相手に残す。

1. 業務そのもの

• 1件の流れを、画面で実演してもらえるか。新規受付から業者手配、完了まで。 口頭の説明より早く正確に分かる。その場でお願いする。
• どこまで当社が判断してよいか。どこから相手に上げるか。
• 「1件終わった」の定義は。レコードがどうなったら完了か。
• 受付時間は。夜間・休日は今どうしているか。
• 一次応答や報告の期限など、守るべきルールは。
• 月次で何を報告しているか。様式はあるか。
• 今いちばん困っていること、うまくいっていないことは。 改善提案の種になる。必ず聞く。

2. Kintoneの中身

• アプリは何本あり、どうつながっているか。顧客、入電履歴、業者手配など。
• アプリ同士はルックアップか、関連レコードか。 ルックアップは外部から書き込んでも他の項目が自動で埋まらない。当社が全部の値を書く必要があり、設計が変わる。
• 1レコードは「1入電」か「1案件」か。同じ案件で何度も電話が来たらどうなるか。
• ステータス管理（プロセス管理）を使っているか。誰がボタンを押すか。
• ドロップダウンの選択肢は誰が増やすか。業者名、作業区分など。
• 添付ファイルは何に使っているか。写真、見積、報告書。
• 各アプリのレコード件数と、何年分あるか。 読み込みの作り方が変わる。
• 帳票（PDF）を出しているか。何で出しているか。

3. 触ってよい範囲

• APIトークンを出してもらえるか。アプリごとに、どの権限まで。 閲覧・追加・編集・削除の別。発行は相手の画面操作が必要。
• 対象のアプリはゲストスペースの中か。
• IPアドレス制限・Basic認証はかかっているか。 かかっている場合、当社は固定IPのサーバー経由にする。許可IPの登録を依頼する。
• 1日のAPI回数の上限に余裕はあるか。
• アプリの設定を変えてよいか。項目追加、一覧の追加。変更に申請は要るか。
• 当社の社員にkintoneアカウントを出すか。何人分か。費用はどちら持ちか。

4. 周辺のシステム

• 電話は何を使っているか。着信履歴の自動登録、録音、CTI連携はあるか。
• メールは何で送っているか。プラグインや外部サービスに乗っていないか。 契約が切れた瞬間に止まる。当社が今まさに脱却している領域なので必ず確認する。
• 有償プラグイン・外部サービスの契約は何があるか。更新時期は。
• 業者への依頼はメールかFAXか電話か。業者の一覧はどこにあるか。
• 業者からの報告はどう戻ってくるか。メール返信、フォーム、電話。

5. 契約・体制

• 障害が起きたときの連絡先と、責任の分かれ目は。
• 作業ログの提出義務はあるか。
• いつから始めるか。並行して動かす期間はあるか。
• マニュアルはあるか。教育は誰がするか。

6. その場で頼んでおくこと

• アプリ一覧の画面を見せてもらう。URLにアプリの番号が出ている。
• レコード1件の中身を見せてもらう。項目名が分かれば、こちらで設計に入れる。
• 可能なら、APIトークン発行の画面まで開いてもらう。

7. APIトークンの発行依頼（そのまま送れる文面）

下記をお願いできますでしょうか。

1. kintoneのサブドメイン（〇〇.cybozu.com）
2. 対象アプリのアプリ番号（顧客／入電履歴／業者手配）
3. 上記それぞれのAPIトークン
   ・アプリごとに1本ずつ発行をお願いします
   ・権限は「レコード閲覧」「レコード追加」「レコード編集」「アプリ管理」
   ・発行後、必ず画面右上の「アプリを更新」を押してください（押すまで有効になりません）
4. IPアドレス制限・Basic認証の有無
   ・制限がある場合、当社の固定IPをお伝えしますので登録をお願いします
5. 対象アプリがゲストスペース内にあるかどうか

• トークンはアプリごと。関係ないアプリのトークンが1本混じるだけで、リクエスト全体が弾かれる。まとめて1本にはできない。
• あわせて頼むと段違いに楽なもの。閲覧専用アカウント1つ（相手の画面が見えないと不具合の原因追及に時間がかかる）と、テスト用アプリ1本。